Vastgoed in transitie: het organiseren van duurzaamheid in 4 stappen

Bij het verduurzamen van een gebouw of huisvestingsportefeuille komt er veel op een organisatie af. We zien dat organisaties het lastig vinden om een dergelijk groot vraagstuk aan te pakken. Dat is ook niet zo gek; Het gaat doorgaans om een grote investering die aanzienlijk groter is dan het reeds gereserveerde onderhoudsbudget. 

Vastgoed in transitie: het organiseren van duurzaamheid in 4 stappen

Bij het verduurzamen van een gebouw of huisvestingsportefeuille komt er veel op een organisatie af. We zien dat organisaties het lastig vinden om een dergelijk groot vraagstuk aan te pakken. Dat is ook niet zo gek; Het gaat doorgaans om een grote investering die aanzienlijk groter is dan het reeds gereserveerde onderhoudsbudget.  

Naast de investering is het vaak complex om realistische doelen te stellen. Soms worden vanuit gemeente of bestuur doelen opgelegd (‘energieneutraal in 2030’), voordat inzichtelijk is wat dit betekent voor de gebouwen of het budget. Dit resulteert vaak in een teleurstelling; dergelijke niet onderbouwde doelen worden niet gehaald en stranden halverwege door ontoereikende budgetten of te weinig draagkracht.

Twynstra Gudde heeft een methode ontwikkeld waarin in vier stappen een op maat gemaakte strategie wordt vormgegeven en de route naar het einddoel wordt uitgestippeld. Daarbij is het van belang om te beginnen met ambitie, eentje die past bij de organisatie. We analyseren eerst alle factoren die invloed hebben op de ambitie. Op basis hiervan bepalen we gezamenlijk de ambitie en definiëren de relevante thema’s. Vervolgens werken we de thema’s uit en beschrijven de routekaart.

Hanneke van Schijndel
Adviseur
033 – 467 75 31
hvs@tg.nl

Carlijn Kramer
Adviseur
033 – 467 75 31
ckr@tg.nl

Stap 1: Analyse invloedsfactoren
Ambitie wordt beïnvloed door enerzijds harde, meetbare factoren, en anderzijds zachte, vaak lastig grijpbare factoren. Het inzichtelijk maken van deze invloedsfactoren versterkt argumentatie rondom ambitiebepaling en resulteert in een ambitie passend bij de organisatie. Dit is belangrijk; want de kans van slagen wordt aanmerkelijk hoger als de ambitie past bij dat water door de aderen stroomt.

We onderscheiden harde, meetbare invloedsfactoren, zoals financiële kaders, het potentieel van de bestaande situatie en lokale of regionale ambities. Invloed van deze factoren is eenduidig, relevant. De harde factoren dragen bij aan het realisme van de ambities. Alle gebouwen binnen 10 jaar energieneutraal krijgen is nu eenmaal eenvoudiger als er geen gebouwen van voor de jaren ‘70 in de portefeuille zitten.

Vaak wordt echter vergeten dat waarden en normen, politiek klimaat en de invloed van gebruikers een mogelijk nog grotere invloed hebben op de te realiseren ambitie. Als een gebruiker geen bijdrage wil leveren aan het besparen van energie of papier, zal het niet eenvoudig worden om op deze onderdelen grote stappen te zetten. Soms is de gebruiker ook niet of lastig bereikbaar; bijvoorbeeld bij kort gebruik (een hotel) of een doelgroep die andere prioriteiten heeft (een ziekenhuis).

Door deze inzichtelijk te maken, het gesprek te voeren, kan worden bepaald hoe duurzaamheid als maatpak kan worden gemaakt op de contouren van de organisatie. Deze stap kenmerkt zich door het voeren van gesprekken en het inventariseren van de kaders om de organisatie en portefeuille te leren kennen. Daarnaast houden we zogenaamde kansensessies met de stakeholders om de zachte kant te ontdekken.

Stap 2: Ambitieladder en thema’s
Wanneer de contouren bekend zijn, de organisatie in kaart is gebracht en het potentieel in gebouwen, financiële middelen en regelgeving gekaderd zijn, kan bepaald worden welke ambitie passend is voor de organisatie. We maken hierbij gebruik van de ambitieladder. Op basis van dit instrument is het mogelijk om gericht het niveau van verduurzaming te bepalen. Vervolgens is het van belang om thema’s te kiezen die voor de organisatie van belang zijn. Om in de analogie van het maatpak te blijven denken: wordt het een luchtig linnen zomerpak of een double breasted krijtstreepje?
Vervolgens gaan we aan de slag met herkenbare duurzaamheidsthema’s. We merken dat organisaties het lastig vinden om koers te bepalen, omdat het speelveld breed is. Dit perken we door gezamenlijk thema’s te kiezen om te verdiepen Afhankelijk van organisatie en ambities maken we gebruik van themasets zoals de BREEAM thema’s of de Sustainable Development Goals(SDG’s). Thema’s die aan de orde komen zijn bijvoorbeeld energie, materialen, gezondheid, afval. Soms richt een organisatie zich op 2 thema’s, soms op 4. Elk thema heeft een waarde voor de organisatie. Omdat het past bij de missie van de organisatie, of omdat het linkt aan het product, of omdat het een directe impact heeft op de medewerker.
Stap 3: Doelen en gouden regels
Vaak werkt het goed om met gouden regels te werken; regels op basis waarvan een thema en uitwerking ervan gekozen kan worden. Per thema bepalen we de doelen die behaald moeten worden. Vanzelfsprekend maken we die SMART. Deze gouden regels komen gedurende het verduurzamingsproces vaak terug. Ze zijn een eenvoudig handvat bij het maken van de vele keuzes gedurende het proces. Zo helpen we organisaties om gaandeweg het doel voor ogen te houden.
Stap 4: Routekaart
Belangrijk bij organisaties met veel (en diverse) gebouwen, is een roadmap die inzichtelijk maakt welke acties er in de tijd tot de stip op de horizon moeten worden genomen. Ingrijpen op logische grote onderhoudsmomenten is vaak niet meer genoeg om de steeds strenger wordende regelgeving bij te houden. Een strategische roadmap is daarom van belang: voor inzicht, investeringen en structurele voorzieningen, maar ook als finale toets op haalbaarheid en voor besluitvorming. De portefeuille, een prognose van de organisatieverandering en het bestaande onderhoudsplan dient vervolgens als basis voor het uitstippelen van de route richting de duurzame toekomst. We maken inzichtelijk welke stappen nodig zijn in de tijd om de ambitie te verwezenlijken. We maken een inschatting van de financiële consequenties en maken eventueel rendement of TCO inzichtelijk. Afhankelijk van de grootte van de organisatie, richten we een programma in en geven we de programma- en projectorganisatie vorm.
Wat levert het op?
De verduurzamingsmethode levert een doordachte en gedragen lange termijnstrategie op om te verduurzamen. Deze vormt de basis voor de verduurzaming van de gebouwen en faciliteiten in de portefeuille. Er zijn uitgangspunten geformuleerd voor de te nemen keuzes gaandeweg. Deze keuzes kunnen gaan over onderhoudsmaatregelen (bijvoorbeeld: bij het vervangen van dakbedekking wordt tegelijkertijd isolatie toegevoegd), of uitgangspunten ten aanzien van veranderende huisvestingsvragen (bijvoorbeeld: renovatie, tenzij…). Bovendien worden de te nemen stappen richting de stip op de horizon inzichtelijk gemaakt.

Tot slot

Door te cascaderen, van ambitie – naar thema’s – naar doelen, blijven de doorgaans moeilijke keuzes behapbaar, logisch en uitlegbaar. In complexe besluitvormingsprocessen helpt dit. Wij richten het gehele proces samen met de organisatie in, met een stevig fundament van besluitvorming en een goede aansluiting bij medewerkers voor een intensieve bijdrage aan het proces en hiermee het creëren van draagvlak.

Vier stappen om te komen tot een toekomstbestendig verduurzamingsplan. Wij helpen u graag met het vormgeven van uw duurzame toekomst.

Drie Pijlers

Is uw organisatie ook klaar om te zaaien, maar weet u niet hoe te beginnen? Wij gaan uit van drie pijlers: beter organiseren, beter presteren en beter samenwerken. Wij slaan een brug tussen de ambitie en de implementatie door het organiseren van een verduurzamingsprogramma. We brengen in kaart hoe de bestaande organisatie moet worden ingericht om het programma te kunnen waarmaken. We expliciteren de ambitie naar concrete projecten en maken resultaten meetbaar. Samenwerking geeft kansen om de verduurzaming te versnellen. Sterker; De verbinding zoeken is essentieel in een Circulaire Economie.